Arsip Tak Lagi Soal Tumpukan Kertas, Kunci Sukses Ada pada Dukungan dan Budaya Digital
Sosialisasi pengelolaan arsip bagi kelurahan/desa, organisasi kemasyarakatan, partai politik, dan perusahaan swasta, yang digelar di ruang rapat lantai II Setda Kotim, Selasa (24/6/2025).
TINTABORNEO.COM, Sampit – Pengelolaan arsip bukan lagi sekadar menata dokumen fisik di rak-rak berdebu. Di era digital saat ini, kearsipan telah bertransformasi menjadi bagian penting dari sistem tata kelola informasi modern. Hal inilah yang menjadi inti pembahasan dalam Sosialisasi Pengelolaan Arsip bagi Kelurahan/Desa, Organisasi Kemasyarakatan, Partai Politik, dan Perusahaan Swasta, yang digelar di ruang rapat lantai II Setda Kotim, Selasa (24/6/2025).
Ardiani, Arsiparis Ahli Madya dari Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), menekankan bahwa kunci utama dalam pengelolaan arsip yang baik adalah konsistensi.
“Yang paling penting adalah jangan lelah untuk terus menata arsip sejak awal penciptaannya. Kalau ditata sejak awal, akan lebih mudah ditemukan dan tidak menumpuk jadi masalah. Tapi kuncinya tetap pada konsistensi dan sumber daya manusia yang kompeten,” jelas Ardiani.
Ardiani juga menyoroti peran aplikasi Srikandi sebagai bagian dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). “Aplikasi ini sangat membantu dalam mengelola arsip dinamis. Arsip digital menjadi lebih mudah ditemukan, efisien, dan memperkuat akuntabilitas kinerja instansi,” ungkapnya.
Sementara itu, Pinandita Syafrisman, Arsiparis Ahli Muda dari Direktorat Kearsipan Daerah I ANRI, menambahkan bahwa keberhasilan kearsipan sangat bergantung pada dukungan pimpinan.
“Kalau pimpinan mendukung, pasti ada dukungan anggaran. Dari sana bisa dibentuk SDM yang andal, sistem pun terbangun, dan sarana-prasarana menyusul. Kalau semua ini tersedia, kearsipan di daerah seperti Kotim akan maju,” ujarnya.
Mengenai transisi ke sistem digital, Pinandita menilai bahwa masyarakat sebenarnya sudah siap karena terbiasa hidup dengan teknologi, dari belanja, pembayaran, hingga perbankan. Tantangannya tinggal pada bagaimana merubah pola pikir birokrasi.
“Mindset-nya yang harus diubah. Kalau sistem pemerintahan dipaksa masuk ke digital, awalnya mungkin terpaksa, tapi lama-lama akan terbiasa, bahkan jadi budaya. Itu kuncinya,” katanya.
Menanggapi hal tersebut, Penjabat Sekretaris Daerah Kotim, Masri, menyatakan bahwa pemerintah daerah sangat mendukung upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip, baik di instansi pemerintahan, organisasi masyarakat, maupun swasta.
“Arsip bukan hanya catatan sejarah, tapi rekaman kegiatan penting yang jadi bukti pertanggungjawaban. Sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, semua arsip yang diciptakan oleh lembaga negara dan kegiatan yang dibiayai negara adalah milik negara. Maka pengelolaannya harus sesuai standar dan prinsip kearsipan nasional,” tegas Masri.
Ia menambahkan, arsip juga memainkan peran strategis dalam mendukung efisiensi administrasi, pengambilan keputusan, hingga pelestarian informasi untuk masa depan.
“Melalui sosialisasi ini, kami berharap semua pihak, dari kelurahan, organisasi kemasyarakatan, hingga perusahaan, bisa memahami pentingnya kearsipan dan menjalankannya secara tertib dan profesional,” tutup Masri.
Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari berbagai sektor dan menjadi bagian dari komitmen pemerintah dalam membangun sistem kearsipan yang modern dan akuntabel. (dk)
